1. مقدمه
يافته هاي پژوهشي که در پايان هر فرايند پژوهش بر جاي مي مانند و در واقع حاصل زحمات و کوشش هاي فراوان پژوهشگران هستند، مي بايست به شيوه اي علمي ساماندهي شوند تا براي سفارش دهندگان پژوهش و يا مراجعه پژوهشگران بعدي دسترس پذير و قابل استفاده باشند. به بياني ديگر، براي بازيابي اطلاعات به ساماندهي آنها نياز داريم. فضاهاي منظمي شکل مي دهيم تا مدارک قابل بازيابي شوند و دسترسي به اطلاعات به درستي صورت گيرد. ثبت و انتشار نتايج حاصل از پژوهش علاوه بر افزايش آگاهي، تعامل علمي را در پي خواهد داشت و با ايجاد فرصتهاي جديد پژوهشي، افراد را به فعاليت هاي پژوهشي تشويق مي کند تا کنون شيوه هاي مختلفي در اين زمينه ارائه گرديده است و آنچه که اغلب از آن با عنوان مستند سازي ياد مي شود، دقيقاً با همين هدف ارائه گرديده است. مبناي علمي اغلب شيوه ها و ابزارهاي مستندسازي ناخواسته سبب نوعي تخصص گرايي يا به بياني پيچيدگي در آنها مي شود و استفاده از اين تمهيدات را در نظر پژوهشگران مشکل جلوه مي دهد.
در پاره اي از اوقات، پژوهشگران ترجيح مي دهند به جاي استفاده از اين شيوه ها به روشهاي شخصي و سليقه اي خودشان روي آورند. چنين رويکردي شايد در مراحل اوليه پژوهش که حجم داده ها و اطلاعات توليد شده در حد کمي قرار دارد، مشکلي را براي آنان ايجاد ننمايد، ولي به تدريج که حجم داده ها رو به فزوني مي گذارد، پژوهشگران به اهميت استفاده از شيوه ها و فنون مستند سازي واقف مي شوند و ديگر بهره برداري از چنين امکاناتي دير شده است. در چنين وضعيتي چاره کار چيست؟
پاسخ به اين پرسش مستلزم انتخاب يکي از دو ديدگاه موجود در اين زمينه است . بسياري صاحب نظران و دست اندرکاران دانش اطلاع رساني معتقدند که آموزش شيوه هاي مستند سازي به پژوهشگران مي بايست به عنوان يک ضرورت انکار ناپذير تلقي شود و گامهاي اساسي در مسير آموزش آنها در اين حوزه بايد برداشته شود. برخي ديگر بر اين اعتقادند که در ملزم ساختن پژوهشگران به رعايت شيوه ها و مقررات مستند سازي بايد از روش هاي آسان و سهل الوصول بهره جست، به نحوي که پژوهشگران علاقمند به استفاده از اين شيوه ها شوند.
اتخاذ هر يک از اين دو ديدگاه پيامدهاي اجتناب ناپذير خاص خود را دارد. اما به هر تقدير، براي حل مشکل پژوهشگران بايد تدبيري را انديشيد که حداکثر صرفه جويي در وقت و انرژي پژوهشگران را در پي داشته باشد. پيشرفت چشمگير فناوري اطلاعات و ارتباطات طي دهه اخير سبب شده است تا بسياري براي حل اين مشکل به استمداد از اين فناوري روي آورند. ديگر چشم پوشي از قابليت هاي رايانه و به ويژه شبکه هاي رايانه اي و در رأس همه آنها اينترنت، براي دست اندرکاران امر مديريت محتوا امکانپذير نيست. تنها مسأله اي که اکنون در ميان است، آن است که کدام يک از راه حل هاي نرم افزاري ارائه شده مي تواند بيشترين کارايي و تأثير را در زمينه مديريت دانش داشته باشد.
تنوع محصولات ارائه شده از سوي توليد کنندگان نرم افزارهاي مديريت محتوا و رقابت شديد ميان آنها، انتخاب گزينه نهايي را براي کاربران نهايي که اغلب پژوهشگران و دانشگاهيان هستند، به کاري مشکل تبديل کرده است. قابليت هاي ارائه شده در هر بسته نرم افزاري سبب شده است تا هر نرم افزار را در نظر گروهي از کاربران کارآمد و مؤثر جلوه دهد. اما چيزي که در ميان همه آنها مي توان به عنوان يک فصل مشترک و معيار انتخاب در نظر گرفت، "سهولت استفاده" است.
اصولاً کاربران دوست دارند از فناوري هايي استفاده کنند که کار با آنها آسان باشد. پيچيدگي هاي نرم افزاري و محاسباتي نمي تواند مورد پسند کساني باشد که مي خواهند وقت خود را به فعاليت هاي آموزشي و پژوهشي اختصاص دهند. ضمن آنکه عموماً پژوهشگران علاقمند هستند از همکاري و يا حداقل همفکري همکاران خود برخوردار باشند، بنابراين استفاده از بسترهاي ارتباطي و مخصوصاً شبکه هاي رايانه اي در اين مقطع معنا و مفهوم پيدا مي کند.
همه اين ويژگي ها و ساير ارزش افزوده هايي که معمولاً در ارائه هر بسته نرم افزاري براي کاربران مطرح مي گردد، سبب پيدايش گونه اي از فناوري شد که اصطلاحاً "پورتال" ناميده مي شود. پورتال به مثابه يک دروازه اطلاعاتي، امکاناتي را به صورت يکپارچه در اختيار پژوهشگران قرار مي دهد که با ساير امکانات نرم افزاري قابل مقايسه نيست. شکل تخصصي پورتال در زمينه هاي دانشگاهي که "پورتال دانش" ياد مي شود، به لحاط برخورداري از قابليت هاي فني و کاربردي مطلوب توانسته است به جايگاه در خور توجهي در جوامع دانشگاهي کشورهاي پيشرفته مانند ايالات متحده، کانادا، آلمان و کشورهاي در حال توسعه مانند مالزي، ترکيه و سنگاپور دست يابد .
در اين مقاله کوشش شده است با اتخاذ رويکردي علمي – ترويجي، ضمن معرفي فناوري پورتال و توانمندي هاي آن به تشريح پورتال هاي دانش و نقش آنها در امر ساماندهي دستاوردهاي پژوهشي پرداخته شود.
2. پورتال چيست؟
واژه پورتال به معناي "دروازه" يا "درگاه" است. اين واژه در ابتدا براي وب سايتهاي اينترنتي به كار مي رفت كه امكان جستجو و ردگيري در اينترنت را به كاربر مي دادند و کاربر مي توانست کار جستجو در اينترنت را از اين وب سايت ها آغاز نمايد. پورتال ها به عنوان يك نقطه شروع براي كاربران به شمار مي آيد تا به اطلاعات مورد نظر خود در وب دست يابند. پورتال ها مبدأ موتورهاي جستجو هستند. معمولاً صفحه اصلي يک پورتال حاوي پيوندهايي به جاهاي ديگري از اينترنت است که کاربر با کليک بر روي آنها به نقاط مربوط متصل مي شود. پورتال ها معمولاً اولين صفحه اي هستند كه به هنگام متصل شدن كاربر به اينترنت، توسط مرورگر باز مي شوند. وب سايت هاي مشهوري مانند Yahoo، Lycos، Infoseek و ... همگي پورتال هايي هستند که مورد مراجعه هر روزه ميليونها نفر از سراسر جهان مي باشند. ايده پورتال جمع آوري اطلاعات از منابع مختلف و ساخت يك نقطه دسترسي واحد به اطلاعات است كه به كمك آن به كتابخانه اي از اطلاعات دسته بندي شده دسترسي پيدا مي كنيم. پورتال مانند يك کتابدار آموزش ديده كه مي داند کدام کتاب را از کدام قفسه کتابخانه بردارد و به متقاضي آن بدهد، به کاوش در اينترنت مي پردازد و مبادي اطلاعاتي مورد نظر کاربر را به او معرفي مي کند. كارهايي كه معمولاً يك پورتال انجام مي دهد، عبارتند از:
· برقرار نمودن ارتباط جهاني؛
· مديريت دادهاي ساختاريافته و ساختار نيافته؛
· تسهيل سازگاري چند كانالي؛
· تسهيل اطلاع رساني و پيغام رساني؛
· تنظيم شخصي: يعني محتويات كلي در يک پورتال مي تواند بر اساس علاقمندي، نياز و موقعيت کاربر تنظيم شود.
· کمک به متحد شدن ديگر سيستمهاي متصل به پورتال . مشخصات كليدي هر پورتال عبارتند از:
· امنيت
· دسترسي به داده هاي متفاوت
· محاوره
· جستجو
· انتشار محتوا
· محتواي شخصي
كاركردهاي اصلي يك پورتال بر اساس ارزيابي شرکت هاي ارائه دهنده نرم افزارهاي پورتال از عوامل پذيرفته شده پورتال عبارتند از:
· جستجو وراهبري
· مديريت محتوا
· شخصي سازي
· آگاهي رساني (تكنولوژيpush)
· مديريت كار وجريان كاري
· همكاري بخشي و گروهي
· اجتماع برنامه ها و هوش تجاري
· كار كردهاي زير بنايي
انواع پورتال بر اساس معماري فني آنها به دو دسته تقسيم مي شوند: افقي و عمودي .پورتال هاي افقي كل اينترنت را هدف قرار مي دهند. به اين پورتال ها "مگا پورتال" هم ميگويند. اين پورتال ها اغلب شامل موتور جستجو هستند و امكاني را براي كاربر فراهم مي كنند تا با ارائه خط مشي هاي مختلف سايت را شخصي كند. مانند امكان دسترسي به اطلاعات ديگر وب سايت ها نظير آب و هواي منطقه اي، گزارش سهام، اخبار و .... Yahoo و Lycos دو نمونه مشهور از مگا پورتال ها هستند. تنها تفاوت اساسي بين پورتال هاي عمودي و افقي در محتويات آنهاست و معمولاً از نظر تكنولوژي شبيه به هم هستند. اغلب اوقات پورتال هاي عمودي اطلاعات وسرويس هايي را براساس علايق مخاطبان در يك زمينه خاص، ارائه مي دهند. پورتال هاي عمودي صنعتي كه به آنها ورتال گفته مي شود وب سايت هايي هستند كه اطلاعات آنها درمورد صنعت خاصي مانند بيمه، اتومبيل و غيره است .
3. پورتال دانش
هنگامي که پورتال ها کاربرد سازماني پيدا مي کنند و توسط گروه خاصي از کاربران مورد استفاده قرار مي گيرند، اصطلاحاً "پورتال هاي سازماني" ناميده مي شوند. پورتال هاي سازماني در سطح جوامع دانشگاهي و پژوهشي با عنوان "پورتال دانش" شهرت يافته اند اين دسته از پورتالها تعامل کاربران با دانش را با فراهم كردن دسترسي آسان به اطلاعات مورد نياز آنان براي انجام فعاليت هايشان و به ويژه پژوهش افزايش مي دهند . اهميت اين دسته پورتالها از بابت توانايی آنها در مديريت محتوا و دانش است. اين پورتالها، معمولاً تنها اينترانت نيستند زيرا براي آنها امكاناتي نظير خدمات همكاري، خدمات كشف اطلاعات پيچيده و يك نقشه دانش در نظر گرفته شده است. قابليت های رايج در پورتال های دانش شامل مواردی نظير زير است که ممکن است در ديگر انواع پورتال نيز مشاهده شود:
· جستجوي وب
· اخبار
· ابزار ارجاعي
· امكانات ارتباطي
· امکانات شخصي سازي
گاهی اوقات به پورتال های دانش "پورتال های دانشگاهی" نيز گفته می شود، اما ايندو متمايز از يکديگر هستند .پورتال های دانشگاهی اغلب زمينه های اجرايی رايج در سطح يک دانشگاه را در بر می گيرند نظير فعاليت های مربوط به ثبت نام، انتخاب واحد، کتابخانه، اشتراک نشريات و غيره که توسط دانشجويان و کارکنان دانشگاه يا دانشکده انجام می گيرند؛ در حاليکه پورتال های دانش با هدف فراهم ساختن اشتراک و تسهيم اطلاعات پروژه های پژوهشی ميان اعضای درگير آن طراحی و راه اندازی می شوند. چنين پورتال هايی اطلاعات موجود را بر حسب سطح دسترسی تعيين شده برای هر کاربر در اختيار آنان می گذارند. چرخه عمر يک پورتال دانش بستگی به نوع پژوهش و خروجی های آن دارد. اغلب اوقات پژوهش های علوم پايه اقدام به راه اندازی چنين پورتال هايی می کنند، در نتيجه پس از اتمام پژوهش محتوای توليد شده و موجود در اين پورتال ها به شکل يک کتابخانه الکترونيکی به کاربران آن ارائه می شود. خروجی های پژوهشی چند پورتال دانش می تواند تأمين کننده منابع اطلاعاتی يک دانشگاه يا يک مؤسسه پژوهشی باشد.
از آنجايی که پورتال های دانش محل توليد و اشاعه دانش هستند، شناسايی دقيق آنها مستلزم شناخت چرخه عمر دانش است. بر اساس يک طبقه بندی جامع چرخه عمر دانش شامل مراحل زير است:
· جذب دانش
· يادگيری فردی و گروهی
· فرمول بندی مطالبه دانش
· و بازيابی دانش
· تدريس
· ارزيابی مطالبه دانش
· انتشار دانش و اطلاعات
· کاوش تسهيم دانش و اطلاعات
· توزيع دانش در سطح سازمان
پورتال دانش در واقع يک بستر شبکه محور است که کليه مراحل ياد شده در بالا در آن به وقوع می پيوندد. ويژگی های مختلفی در يک پورتال دانش پيشبينی می شود از جمله اينکه امکان دسترسی به چکيده و متن کامل اسناد و مدارک علمی ذخيره شده در پورتال به طور همزمان برای کاربران وجود دارد. نمايش عناوين مشابه و راهنمايی به ساير بخش های پورتال از ديگر قابليت های اينگونه پورتال ها می باشد. پيگيری نتايج حاصل از پژوهش متناسب با پيشرفت مراحل پژوهش و آگاهی از آخرين مراحل جاری پژوهش از جمله مزيت های اينگونه از پورتال هاست .همچنين امکان ارسال محتوای پورتال به ساير افراد از طريق پست الکترونيک و يا چاپ همزمان آن بر روی کاغذ از ارزش های افزوده پورتال های دانش محسوب می شود. معمولاٌ جذابيت موضوعات پژوهشی سبب می شود که همکاران يک پروژه پژوهشی درباره مسائل پيش رو و مورد علاقه به بحث بنشينند. امکان مباحثه مستقيم ميان کاربران پورتال در قالب انجمن های بحث و گروههای مباحثه در پورتال پيش بينی شده است. حتی تعداد اين انجمن ها که به نوعی مجامع علمی مجازی محسوب می شوند، قابل افزايش يا کاهش است. اينها تنها مواردی از قابليت های پورتال دانش است و چنانچه طراحان اينگونه پورتال ساير موارد فنی و تخصصی را در طراحی آنها رعايت کنند، امکان افزايش توانمندی های پورتال به مراتب بيشتر از اين خواهد بود.
4. نقش پورتال دانش در ساماندهي دستاوردهاي پژوهشي
مهمترين خواسته پژوهشگران در هنگام پژوهش و حتی پس از آن دسترسی آسان و سهل الوصول به منابع داده ای است که در حين پژوهش توسط آنان و يا همکارانشان توليد شده است. انجام اين مهم منوط به شيوه هايی است که معمولاً از ابتدای يک پژوهش برای نيل به اين هدف در پيش گرفته شده است. معمولاً هنگامی که از چنين دسترسی سخن به ميان می آيد، موضوع آرشيوهای دسترسی آزاد در ذهن کتابداران و اطلاع رسانان نقش می بندد. چنين تصوری در ابتدای امر می تواند درست به نظر برسد، اما محدوده بحث فراتر از اين است و نظامی مدون و انعطاف پذير از مکتوبات و مستندات ساختار يافته و ساختار نيافته را در بر می گيرد.
جدای از پنداشت ها و تصوراتی که هر کاربر به هنگام استفاده از يک مجموعه علمی در ذهن خود دارد، فرايندی که طی می شود تا داده های پژوهش شکل مدونی به خود بگيرند و در قالبی شبکه محور در اختيار کسانی قرار بگيرد که مصرف کنندگان نهايی آنها هستند، بسيار جالب توجه و شايسته بررسی است. مراحل اين فرايند در پورتال های دانش به خوبی قابل مشاهده است. در يک جمع بندی کلی کارکردهای پورتال دانش متمرکز بر چهار وظيفه يا نقش اصلی است:
· برنامه ريزی
· اقدام
· نظارت
· ارزيابی
در هر يک از اين مراحل داده های پژوهشی توليد شده در پورتال مورد پردازش و ارزيابی قرار می گيرند و پس از ارزش گذاری های لازم به ابزارهای طبقه بندی در پورتال سپرده می شوند. دقت انجام اين مراحل گاهی اوقات با کارهايی که مورچه ها و يا زنبورهای عسل در لانه شان انجام می دهند، قابل مقايسه است. در نهايت شکل تخصصی اين فعاليت ها در قالب قابليت های زير بيان می شود:
· کاوش مبتنی بر سؤال کاربر و عامل در داده های ساختار نيافته
· بازيابی مداوم اطلاعات از داده های ساختار نيافته
· تصفيه و طبقه بندی دستی و خودکار داده های ساختار نيافته
· ارسال و اشاعه محتوا
· يکپارچه سازی اطلاعات مناسب برای مديريت دانش
· يکپارچه سازی صفحه واسط کاربری
· انواع يا ترکيب فرايندهای تجاری مرتبط با دانش
· پردازش منابع داده ای و محتوا .در يک نگاه کلی به مجموعه فرايندهايی که در يک پورتال دانش جهت مديريت محتوا صورت می گيرد، می توان اينگونه اظهار نظر نمود که اساساً پورتال های دانش با هدف تسهيل مديريت بر دانش طراحی شده اند و چيزی که مرتباً در کليه مراحل مورد ساماندهی و ارزيابی قرار می گيرد، دانش است و همين دانش است که در پورتال به مصرف کاربران می رسد. ابعاد يک پورتال دانش به گونه ای سنجيده دسترسی آسان و همزمان چندين کاربر را به محتوای توليد شده در پورتال امکانپذير می سازد و به طور غير مستقيم با ايجاد انگيزه در آنان، زمينه انجام پژوهش های جديد را فراهم می نمايد.
5. پيشنهادهای راهبردی
كاربرد پورتال ها در زمينه هاي مختلف علمي فرصت هاي جديد و مناسبي را در اختيار پژوهشگران قرار مي دهد، به گونه اي که امکان دسترسي مؤثر به اطلاعات مورد نياز و موثق علمي را در زمان و مکان مناسب آن هم به شخص متقاضي اطلاعات، که همواره يکي از آرمان هاي مهم در هر فرايند اطلاع يابي محسوب مي شود، ميسر ساخته است. امروزه عليرغم برخورداري از ابزارهاي نوين فناوري هاي اطلاعاتي و ارتباطي، بسياري از تحقيقات و پژوهش هاي علمي با موانع عديده اي در راه دستيابي به اطلاعات مورد نياز مواجه مي باشند. در اين ميان پورتال هاي دانش مي توانند نقش مديريت دانش واطلاعات را به عهده داشته باشند. پورتال هاي دانش با مديريت بر محتواي اطلاعاتی، ارزيابي وتحليل و دسته بندي اطلاعات و انتشار آن به متقاضي اطلاعات، نقش بسزايي را در تسهيل اطلاع رساني و اشاعه دانش، بويژه انتشار دستاوردهاي علمي و تحقيقاتي در بين محققان دارا مي باشند. لذا با توجه به قابليت ها و كاركرد هاي مناسب آن، بهره برداری از پورتال دانش بعنوان يک راه حل جديد در تسهيم دانش مربوط به دستاوردهاي پژوهشی به سازمان هاي تحقيقاتي پيشنهاد مي گردد.
منابع:
1. Fridman Noy, Natalya. "Knowledge Representation for Intelligent Information Retrieval in
Experimental Sciences", December, 1997.
2. Malone, Michael S. "New Metrics for a New Age", Forbes ASAP, July 1997.
3. Firestone, Joseph M. "Portal Progress and Knowledge Management", Executive Information Systems, Inc. March 2002.
4. Joseph M. Firestone, "Enterprise Knowledge Management Modeling and Distributed Knowledge Management Systems," available at http://www.dkms.com/White_Papers.htm.
5. Joseph M. Firestone, "Enterprise Knowledge Portals: What They Are and What They Do", Management Consortium International, Inc. Vol. One, No. One, October, 2000.
6. Joseph M. Firestone, "The Metaprise, The AKMS, and The Enterprise Knowledge Portal," available at http://www.dkms.com/White_Papers.htm.
7. Mark McElroy, "The Second Generation of KM," Knowledge Management (October, 1999), Pp. 86-88, also available at http://www.macroinnovation.com/papers.htm
8. Karen Shegda and Allan Tiedrich, "Knowledge Management = Access + Collaboration + Retrieval + Analysis," DataPro Industry News, 1999, available at http://gartner5.gartnerweb.com/public/static/datapro/industry/indnews28.html.
9. "Enterprise Knowledge Portals to Become the Shared Desktop of the Future," IDC Press Release March, 1999 http://www.idc.com/Data/Software/content/SW032699PR.htm.
منبع: سایت مقالات فناوری اطلاعات و ارتباطات.ictarticle.blogfa.com
