کتابداری و اطلاع رسانی

نمايه به دو دسته كلي نمايه توصيفي و نمايه موضوعي تقسيم بندي مي شود:

ــ نمايه توصيفي     Descriptive   Index

پرداختن به ويژگيهاي اطلاعاتي غيرموضوعي يك مدرك كه معمولاً به اطلاعات كتابشناختي موسوم مي‌باشند را «نمايه توصيفي» مي‌گويند.

ــ نمايه موضوعي       Subject   Index

ساخت و پرداخت زمينه هاي اطلاعاتي مدرك كه بار موضوعي دارد و دسترسي بر مدارك را از طريق موضوع امكان‌پذير مي سازد «نمايه موضوعي» خوانده مي شود.

2 نمایه سازی                                                  Indexing

به ثبت و ضبط محتواي اطلاعاتي مدارك با استفاده از روشهاي گوناگون، به منظور سازمان دادن اطلاعات به قصد سهولت بازيابي «نمايه‌سازي» گفته مي‌شود.

نمایه ساز                                                        Indexer

نمايه ساز كسي است كه كارش تهيه نمايه از مدارك باشد. نمايه ساز ماهر شخصي است كه مدارك را بي‌غرضانه، دقيق، اصولي و با در نظر گرفتن جامعه استفاده‌كنندگان و نيازهاي احتمالي آنها تجزيه و تحليل نمايد.

هدف نمایه سازی                                   Indexing    goal

هدف نمايه سازي افزايش ميزان دسترسي مراجعه كنندگان به مطالب موضوعي مورد جستجو است. از اين لحاظ ممكن است كه نمايه سازيها بسته به جامعه استفاده كننده و نيازهاي اطلاعاتي آنها با هم متفاوت باشند. گزينش مواد از ميان مطالب منتشره، توجه به موضوعي خاص، سوگيري زباني، توجه به مدرك و منبعي خاص و... از جمله عواملي هستند كه مي توانند بر هدف نمايه سازي تأثير بگذارند.

کارکرد نمایه سازی                                Indexing   Function

نمايه سازي عموماً سه كاركرد عمده دارد:

·          محتواي اطلاعاتي مدارك را فشرده مي‌سازد.

·          به عنوان واسطه براي تطبيق و يكسان سازي زبان مدرك و زبان كاوش به كار مي‌رود.

·          به عنوان ابزاري كارا، بر شيوه تدوين راهبردي كاوش در جستجوي اطلاعات نظارت دارد.

تاريخچه نمایه سازی                                  Indexing  history

كهن‌ترين پيشينه اي كه از نمايه سازماندار در تاريخ سراغ داريم، سياهه لوحه‌هاي گلين كتابخانه هاي اكد و سومر است. اما نخستين گامهاي جدي در راه تدوين نمايه در خصوص كتب مقدس ديني و در سده چهاردهم ميلادي در چند صومعه صورت گرفت. در مشرق زمين، خاصه در قلمرو تمدن اسلامي كارهايي در زمينه هاي رده بندي، فهرست نويسي و نمايه سازي انجام گرديد. فهرست ابن نديم يكي از اين نمونه هاست.

پس از اختراع چاپ، نخستين نمايه نظام‌مند تدوين شد. «كنراد گسنر» فهرست رده بندي شده‌اي از 2000 كتاب را در سال 1548 منتشر كرد. در قرن هجدهم با پيدايش مفهوم رده بندي، فهرست نويسي و رده بندي يكي از هدفهاي مهم علوم گرديد. در قرن نوزدهم هم دانش كتابداري و اطلاع رساني به شكوفايي رسيد. رده بندي دهدهي ديويي كه در سال 1876 منتشر شد ضمن اينكه مهمترين پيشرفت بشر در تاريخ رده بندي است بيشترين تأثير را هم بر نمايه سازي گذاشت. در اين قرن همچنين انتشار نشريات به سرعت رشد يافت، بنابراين دسترسي به مقالات نيازمند نمایه بود، اين امر ابتدا با نمايه نشريات ادواري در آمريكا آغاز گشت.

پس از جنگ جهاني دوم، دامنه تحقيقات و پژوهشها روز به روز گسترده‌تر گرديد و اين افزايش تدريجي كنترل اطلاعاتي با استفاده از ابزارها و شيوه هاي قبلي را غيرممكن مي‌ساخت. در سال 1961 اولين كتاب تئوريك در زمينه نظام‌هاي بازيابي اطلاعاتي ارائه شد. انگيزه اصلي تأليف اين كتاب از جانب «ويكري» رشد سريع انتشارات و بررسي روشهاي نمايه سازي در كتابداري بود. به تدريج بر حجم اين تلاش ها افزوده شد تا اين كه در دهه 1970 تحقيقات گسترده اي به روي بانكهاي اطلاعاتي و سيستم هاي خودكار پيوسته صورت گرفت. در طول دهه 1980 استفاده از نظام هاي بازيابي اطلاعات در دو جنبه گسترش پيدا كرد. جنبه اول گسترش نظامهاي تمام متن بود (تا قبل از اين دهه در بازيابي اطلاعات فقط از نمايه ها و چكيده ها استفاده مي‌شد).

جنبه دوم گسترش نظامهاي پيوسته مورد استفاده غيرمتخصصان بود. در دهه 1990 حجم منابع ذخيره اطلاعات رايانه اي افزايش يافت، تصاوير به همراه اطلاعات ارائه شده و راه نمايش اطلاعات به گونه اي متفاوت تعقيب گرديد. تحول مهمي كه در اين دهه به وقوع پيوست ظهور اينترنت بود. تا قبل از اين تحول تعداد ناشران اطلاعاتي بسيار محدود بود ولي در حال حاضر افراد زيادي در سرتاسر جهان اطلاعات مربوط به خود را توليد و دسته بندي مي كنند و از طريق صفحات خانگي، آنها را در اختيار ديگران قرار مي دهند، امروزه حجم انبوه اطلاعات به خصوص اطلاعات موجود بر روي شبكه جهاني وب موجب ظهور جنبه هاي جديدي در بازيابي اطلاعات گرديده است.

زبان نمایه سازی                                  Indexing  Language

زبان نمايه سازي در نظام‌هاي اطلاع رساني به زبان ساختگي و قراردادي اطلاق مي‌شود كه براي مقاصد نمايه سازي به ويژه قابليت بازيابي اطلاعات و مدارك به كار گرفته مي شود. به طور كلي زبان نمايه سازي، استانداردي را مهيا مي كند كه هم نمايه ساز و هم جستجوگر مي توانند از آن استفاده كنند.

از طريق زبان نمايه سازي، نمايه ساز و جستجوگر مي توانند مفاهيم را به يك صورت به كار برند. از آنجايي كه زبانهاي نمايه سازي هم در نمايه سازي مدارك و هم در امر جستجوي مدارك به كار مي‌روند به زبان هاي بازيابي نيز معروفند.

نمايه سازی داراي زبان هاي مختلفي است اين زبانها عبارتند از:

·          زبان طبيعي      National   Language

نوعي نمايه سازي است كه از زبان مدارك استفاده مي شود. در اين روش هر اصطلاح يا واژه اي كه در مدرك آمده است، مي تواند براي نمايه در نظر گرفته شود. خصوصيت بارز نمايه سازي به زبان طبيعي، فقدان يك واژگان كنترل شده است. اين خصوصيت باعث تنوع زبان طبيعي در نمايه سازي شده است.

·          زبان آزاد Free  Language    

نمايه سازي به زبان آزاد عبارت است از نمايه سازي كه در آن هر واژه اي كه بتواند موضوع مدرك را خوب توصيف كند به عنوان اصطلاح نمايه برگزيده مي شود. خواه به وسيله پديدآورنده مدرك به كار رفته باشد و يا به كار نرفته باشد. در اين روش محدوديتي براي واژه‌هايي كه مي تواند در فرايند نمايه سازي به كار رود، وجود ندارد. اين روش مي تواند توسط انسان و يا رايانه انجام گيرد.

·          زبان كنترل شده (مقيد)     Controlled  Language

در اين گونه نمايه سازي معمولاً فهرستي مستند، مشخص كننده اطلاعاتي است كه ممكن است به موضوعات نسبت داده شود؛ به بيان ديگر در نمايه سازي به زبان كنترل شده، شخص اصطلاحات يا واژه هايي از يك فهرست واژگان را براساس تفسير ذهني كه از مفاهيم مندرج در مدرك دارد به مدرك اختصاص مي دهد.

سیستم های نمایه سازی                        Indexing  Systems

سيستم هاي نمايه سازي وسايلي هستند كه به وسيله آنها از يك زبان نمايه‌اي براي ايجاد نمايه يا ساير ابزارهاي تجسسي استفاده مي‌شود. بنابراين به مجموعه اي از رويه هاي مقرر كه براي سازماندهي محتواي ركوردها به منظور بازيابي و اشاعه اطلاعات، مورد استفاده قرار مي‌گيرد سيستم نمايه سازي گفته مي شود. پس همارايي و پيش همارايي دو سيستم اساسي نمايه سازي به شمار مي رود.

·          نمايه سازي همارا  Co – Ordinate  Indexing

نمايه سازي همارا به شيوه اي از نمايه سازي گفته مي شود كه در آن محتواي موضوعي هر مدرك با بيش از يك شناسه يا اصطلاح تعيين و توصيف مي شود و رابطه بين اصطلاح‌ها به وسيله جور كردن و تركيب واژه‌هاي منفرد معين مي‌شود.

·          نمايه سازي پس همارا  Co – Ordinate  Indexing – Post

شيوه اي از نمايه سازي كه در آن نمايه ساز، سرشناسه ها را از مفاهيم بسيار ساده انتخاب مي كند و تعدادي شناسه زير هر يك اضافه مي نمايد و نيز تدابيري براي پيوستن آنها به يكديگر به دست مي دهد تا به وسيله آنها جوينده بتواند موضوع مدرك موردنظر خود را بيابد. به عبارت ديگر پس همارايي اشاره به عملي مي كند كه بعد از روند نمايه سازي انجام مي شود و مربوط به همارايي دو يا چند اصطلاح براي ساختن مفهوم موردنظر در مراحل بازيابي است.

·          نمايه سازي پيش همارا  Co – Ordinate  Indexing – Per

هرگاه بين دو يا چند جزء به طور تصنعي و ساختگي، پيوند برقرار كنيم به اين عمل و نوع آن، نمايه پيش همارا گويند. به عبارت ديگر در نمايه سازي پيش همارا، تركيب يا همارايي عناصر تشكيل‌دهنده موضوع مورد جستجو در هنگام نمايه سازي و به عبارتي پيش از بازيابي صورت مي‌گيرد.

انواع نمایه سازی                                        Indexing  Kinds

روشهاي گوناگوني جهت نمايه سازي وجود دارد كه در ذيل به اختصار به خصوصيات هر يك از اين روشها اشاره مي‌گردد:

·          نمايه سازي استخراجي (اشتقاقي)    Extraction  Indexing

در نمايه سازي از طريق استخراج، از واژگان و عباراتي كه واقعاً در مدرك وجود دارند براي بيان محتواي موضوعي همان مدرك استفاده مي شود. در اين نوع نمايه سازي كه به آن نمايه سازي «اشتقاقي» نيز مي‌گويند، بيان‌هاي منتقل كننده معنا از متون استخراج شده با تغييرات كمي وارد فايل جستجو مي شوند. اين تغييرات جزئي عبارتند از: جمع و مفرد كردن، نرمال سازي، جايگزين كردن واژه هايي به جاي فعل و از اين قبيل تغييرات.

·          نمايه سازي انتسابي (تخصيصي)    Assignment  Indexing

اين نوع از نمايه سازي، مستلزم اختصاص اصطلاحات به مدرك از منبعي غير از خود آن مدرك است. بنابراين اطلاعات مي توانند از ذهن نمايه ساز نشأت گرفته باشند. عموماً «نمايه سازي تخصيصي»  مستلزم تلاش براي ارائه محتواي موضوعي با استفاده از اصطلاحاتي است كه از نوعي واژگان كنترل شده استخراج مي‌شوند.

·          نمايه سازي كنترل شده  Controlled  Indexing

استفاده از واژگان كنترل شده بدين معناست كه نمايه سازان محدود به استفاده از توصيفگرهايي هستند كه در واژگان مربوط وجود دارد. به عبارت ديگر واژگان كنترل شده شامل توصيفگرهايي است كه مجاز شناخته شده اند، به كارگيري واژگان كنترل شده باعث مي شود تا از طريق كنترل مترادفات بيانهاي زبان طبيعي كاهش يافته و بالطبع قابليت پيش بيني تا حد زيادي افزايش يابد. به طور كلي نمايه سازان در اين روش فقط اصطلاحاتي را به مدرك اختصاص مي دهند كه در فهرستي كه شركت محل كار براي آنان تهيه كرده وجود داشته باشد.

·          نمايه سازي اجباري (توكيلي يا حكمي)  Mandatory  Indexing

يكي از راههاي تكميل و رفع نقص از نمايه سازي كنترل شده اين است كه نمايه ساز مجبور است توصيفگرهايي از واژگان زبان نمايه را انتخاب كند كه به صورتي اخص و دقيق نشانگر مفاهيم و موضوع مدرك موردنظر هستند. در چنين حالتي جستجوگر، مداركي با مانعيت (precise) كامل را بازيابي خواهد كرد. تنها در چنين شرايطي است كه توصيفگرهاي انتخابي نمايه ساز و جستجوگر، با يكديگر منطبق شده و سازگار هستند و افت اطلاعات نخواهيم داشت. به عبارت ديگر در اين نوع نمايه سازي، از نمايه ساز خواسته مي شود كه در همه حال از «قانون كاتر» تبعيت كند، يعني مناسب‌ترين و اخص‌ترين توصيفگرها را از واژگان نمايه سازي انتخاب كند.

·          نمايه سازي آزاد  Free  Indexing

در نمايه سازي آزاد، نمايه ساز هر اصطلاحي را كه به ذهنش برسد و آن را براي توصيف متن مناسب بداند، استفاده مي كند و آن را به متن منتسب مي كند. در عمل، نمايه سازي آزاد منتهي به نمايه سازي استخراجي مي شود.

·          نمايه سازي سازگار  Consistent  Indexing

در نمايه سازي هنگامي كه حاصل كار دو نمايه ساز از كاري يكسان، متفاوت باشد معلوم مي‌شود كه اشتباهي رخ داده و ناسازگاري وجود دارد. اما واقعيت امر اين است كه در يك نظام اطلاع‌رساني، اگر مدركي واحد توسط چندين نفر و با روشهاي مختلف نمايه سازي شوند نبايد انتظار داشت كه بتوان آن را سازگار نموده و همه را بازيابي كرد.

·          نمايه سازي تركيبي (مختلط)  Synthetic  Indexing

با نگاهي به انواع روشهاي نمايه سازي متوجه مي شويم كه نمايه سازي آزاد و اجباري، داراي نقاط قوت و ضعفي هستند كه اگر درست و به جا با يكديگر ادغام شوند، بسيار كارآمد و مؤثر خواهند بود. با وجود اينكه نمايه سازي اجباري در مقايسه با ديگر روشها داراي امتيازات بيشتري است ولي به دليل فقدان اخص سازي و واژگاني از اين نظر ناقص است. ولي با ادغام نمايه سازي آزاد كه داراي ويژگي اخص سازي واژگاني است، نقاط ضعف هر دو نوع نمايه سازي رفع شده و يك نوع نمايه سازي كارآمد و مؤثر به وجود مي‌آيد.

·          چشم پوشي از نمايه سازي (نظام هاي اطلاع رساني متن كامل)

به دليل مشكلات و سختي انواع نمايه سازي، اغلب ترجيح مي دهند كه بدون دخالت انسان متون اصلي را ذخيره كنند. در اين صورت انتقال معنايي لغات متن است كه مورد جستجو قرار مي‌گيرد. چنين نظامهايي ارزان و سريع هستند و با استفاده از روش خواندن ماشيني متون مي توان به سادگي به همه اطلاعات دسترسي پيدا كرد.

مراحل نمایه سازی                                 Indexing Process

با جمع بندي نظرات مختلف در اين خصوص مي توان مراحل نمايه سازي را در پنج بخش عنوان نمود:

·          آشنايي و شناخت

اولين قدم در تهيه فهرستي مناسب از توصيفگرهاي يك مدرك، آشنايي با محتواي مدرك است. نمايه ساز بايد از محتواي مدرك آگاهي داشته باشد. تنها تفاوت نمايه سازي با چكيده‌نويسي اين است كه نمايه ساز بر خلاف چكيده‌نويس، لزومي ندارد از تمام ريزه كاري‌هاي مدرك اطلاع‌ پيدا كند. آنچه كه دانستن آن براي نمايه ساز واجب است، اطلاع از ساختار محتوايي مدرك و مطالب تازه‌اي است كه مدرك در مورد آن خلق شده است.

·          تجزيه و تحليل

تحليل دومين مرحله، قبل از انتخاب واژه هاي موضوعي را تشكيل مي دهد. تحليل انساني يك مدرك و تصميم‌گيري پيرامون اين كه كدام موضوع‌ها از نظر نمايه سازي به قدر كافي با اهميت مي‌باشند، بسيار مشكل است. بعضي از مشخصه هاي اين فرآيند را مي توان مشخص كرد. اما به روي هم طي اين مرحله تا حدود زيادي به تجربه و قدرت كافي بستگي دارد. هر مدرك يك يا چند موضوع اصلي دارد. واضح است كه اين موضوع‌ها حتماً بايد نمايه شوند، اما نمايه سازي موضوع‌هاي فرعي مدرك تا حد زيادي بستگي به سياست واحد نمايه سازي با استفاده اي دارد كه در پايان كار از نمايه ها مي شود.

بايد به اين نكته اشاره كرد كه اصولاً مفاهيم نمايه مي شوند، نه واژه هايي كه پديدآورنده مدرك به وسيله آنها، اين مفاهيم را ارائه كرده است، زيرا پديدآورنده ممكن است زباني مبهم، تخصصي، عاميانه، سنگين و يا غير قابل قبول به كار برده باشد.

·          تشخيص اطاعات قابل نمايه شدن

نخستين قاعده، وفادار ماندن به مدرك است. اين قاعده ممكن است بديهي نمايد، اما عدم توجه به آن نمايه ساز را در عوض كردن محتواي واقعي مدرك، به دام نمايه كردن اشارت ضمني، كاربردهاي سطحي، موارد پيشنهادي، راهنمايي‌هاي مربوط به آينده و جز آن مي اندازد.

نمايه ساز بايد همواره اين نكته را مدنظر قرار دهد كه اصولاً مفاهيم نمايه مي‌شوند، نه واژه‌هايي كه مؤلف به وسيله آنها اين مفاهيم را ارائه كرده است. نمايه ساز نبايد خود را درگير محض نمايه‌سازي واژه ها كند، بلكه بايد ابتدا مفهوم و معنايي را كه در بطن واژه ها نهفته است پيدا كند و سپس اصطلاحاتي را كه نظام براي آن مفاهيم طرح ريزي كرده است، به عنوان معادل آنها برگزيند.

بنابراين مي توان نتيجه گرفت، اقلام اطلاعاتي از نظر ذخيره و بازيابي آن چنان بايد از متن مدرك بيرون كشيده شود كه نمايه ساز اگر خود را به جاي استفاده كننده از آن اطلاعات بگذارد، واقعاً انتظار آن را داشته باشد كه مدرك نمايه شده از هر نظر پاسخگوي نيازهاي او باشد.

·          تبديل مفاهيم به اصطلاحات نمايه يا ترجمه و انتقال مفاهيم قابل نمايه شدن به اصطلاحات پذيرفته شده

وقتي كه تحليل مقدماتي مدرك تمام شد، نمايه ساز شروع به برگزيدن واژه هايي مي كند كه بايد در نمايه نامه بيايد. اين واژه ها در زبان مقيد نمايه‌سازي بايد از ميان واژه هاي معيني انتخاب شود، بهتر است كه واژه ها و مفاهيمي كه در نتيجه بررسي و مطالعه مدرك استخراج شده است با اصطلاحنامه‌اي كه در همان زمينه است مقايسه گردد.

نمايه ساز ناگزير از جستجو در اصطلاحنامه است و طبيعي است كه بايد در جستجوي توصيفگرهايي باشد كه بتوانند مفهوم اطلاعات را به خوبي و روشني القاء كنند. در اين جستجو بايد اصطلاحات وابسته موجود در هر شناسة اصطلاحنامه مورد بررسي قرار گيرد.

وقتي سياهه توصيفگرهاي گزيده شده كامل گرديد، لازم است كه نمايه ساز دو يا چند تا از آنها را با هم هماراسته كند تا ببيند مفهومي كه از آن حاصل مي شود دقيقاً در مدرك هست يا خير؟ در واقع هدف اين است كه از بازيابي مدارك بي‌ربط با موضوع، جلوگيري شود. تجربه نشان داده است كه هر چه بازيابي تحت همارايي توصيفگرهاي اخص انجام شود، ارتباط موضوعي مدارك بازيابي شده بيشتر و دقيق‌تر است.

براي دسترسي به خاص‌ترين توصيفگر مناسب در اصطلاحنامه، نمايه ساز بايد همواره خود را عادت دهد به اينكه هنگامي كه در مورد گزينش يك توصيفگر تأمل مي‌كند، اطلاعات مربوط به آن را كه در اصطلاحنامه آمده است به دقت مطالعه كند و اصطلاحات اخص مشترك با آن را بررسي نمايد تا شايد يكي از آنها براي مفهوم مورد نظر مناسب‌تر باشد.

ممقایسه نمایه سازی با چکیده نویسی و فهرست نویسی

چكيده نويسي و فهرست نويسي از راههاي ديگر سازماندهي و بازيابي اطلاعات مي‌باشند كه سهم به سزايي در ارتباطات و جريان اطلاعات دارند. بر اين اساس مناسب است كه ابتدا آشنايي مختصري با اين مفاهيم پيدا نموده و در ادامه ضمن مقايسه نمايه سازي با چكيده نويسي و فهرست‌نويسي از وجوه اشتراك و افتراق ميان آنها مطلع گرديم.

·          چكيده نويسي    Abstracting

چكيده نويسي شامل يك رشته عمليات زنجيره اي است كه طي آن ساختارهاي صورت و معناي مدارك تحليل و سپس با حفظ عمق معنا به صورتي كوتاه تبيين مي‌شود.

·          فهرست نويسي   Cataloging

فهرست نويسي در علم كتابداري چنين تعريف مي شود: «فهرست نويسي به مجموعه مراحلي گفته مي‌شود كه طبق روش خاصي مشخصات كتابها را جهت تهيه فهرست و استفاده چه به صورت كتابي و چه در برگه دان ثبت مي‌كند».

·          ارتباط بين نمايه سازي ، چكيده نويسي و فهرست نويسي

نمايه سازي، فهرست نويسي و چكيده نويسي، از جمله عوامل اصلي در عرضه اطلاعات به شمار مي‌روند. در عصر دسترسي كامپيوتري به متون كامل، باز هم نمي توان ادعا كرد كه مرزهاي بين نمايه سازي، چكيده نويسي و فهرست نويسي در حال از بين رفتن است. در بيان وجوه اشتراك نمايه سازي با چكيده نويسي و فهرست نويسي بايد گفت انتخاب جوهره متن فصل مشترك چكيده‌نويسي و نمايه سازي بوده و تحليل محتوا وجه اشتراك نمايه سازي با فهرست‌ نويسي مي‌باشد.

·          تفاوت نمايه سازي و فهرست نويسي

تحليل محتوا وجه اشتراك نمايه سازي و فهرست نويسي است با اين تفاوت كه در فهرست نويسي تنها موضوع اصلي مدرك مدنظر است، اما در نمايه سازي تحليل محتوا عميق‌تر از فهرست‌نويسي انجام مي شود و موضوعات فرعي مدرك نيز مورد بررسي قرار مي‌گيرد.

·          تفاوت نمايه سازي و چكيده نويسي

1-  در  چكيده نويسي جوهره متن بايد به صورتي مختصر و واضح عبارت بندي شود در صورتي كه در نمايه سازي قابليت پيش بيني جوهره متن اساس كار است.

2-  در چكيده نويسي چندگانگي ميان زبان طبيعي نقش حساسي ندارد و تمامي بيان‌هاي يك مفهوم به شرطي كه براي همگان قابل درك باشد، پذيرفته است.

3-  در چكيده، بيان های تفسيري نه تنها مانعي براي خواننده چكيده به حساب نمي آيد بلكه در بعضي موارد اگر بيان تفسيري از وضوح بيشتري برخوردار باشد نسبت به بيان لغوي ارجحيت دارند در صورتي كه در نمايه سازي بیانهای تفسيري براي جستجوگر مانع به حساب مي‌آيند، زيرا قابليت پيش بيني را كاهش مي دهند.

4-  مجموعه اي از اصطلاحات نمايه اي را به آن نحو كه در نمايه به كار مي بريم در چكيده نمي توان به كار برد. مثلاً مجموعه توصيفگرهاي «آب»، «هوا»، «خنك‌كنندگي» و «تصفيه» كه به نحوي خاص ظاهر مي شوند را نمي توان در چكيده به كار برد ولي نحوه واژه بندي اين توصيفگرها در چكيده به صورتي است كه مي توان مفاهيم موردنظر را درك كرد.

5-  ابهام زبان نيز در چكيده نويسي مانعي به حساب نمي آيد زيرا علاوه بر دسترسي به محتواي متن خواننده با زمينه موضوع نيز از قبل آشناست. در كل مي توان گفت چندگانگي و ابهام بيان زبان طبيعي مانعي براي استفاده از چكيده به حساب نمي آيد و اين درست برعكس حالتي است كه در نمايه ها صادق است.منبع سایت:                                                         http://www.aqlibrary.ir/documents/aboutindexing.aspx